某市一中学，原属于市直单元单子，其集中采购目录内的项目都托付给市直集采部门（下称“市当局采购中心”），前不久，市内机构改造，将个中学的治理权下放到了区里，区里要对该中学进行年度审计，而有关当局采购的档案资料在市当局采购中心，所以，该中学以档案资料不在学校为由不想审计。审计部门则要求该中学将当局采购档案资料悉数拿回来审计后再清偿市当局采购中心。而市当局采购中心则认为该档案既然属他们保管，则有保管职责，当局采购资料的借阅应按档案治理的有关划定执行。
仅此一个档案的归属与借阅问题，双方文来文往近一个月，搞得双方都不兴奋。
同样，某市也是一个当局采购项目的音像资料的保管问题，因责任不落实，造成一个公开招标项目的音像资料丢失，使当局采购监管部门无法查阅评标过程的音像资料。采购人说该项目是托付给采购代理机构做的，采购代理机构说是在民众资源生意中心开标、评审的，民众资源生意中心说是采购代理机构过期没有复制，主动笼盖了。总之职责不清、无法穷究责任。
自2003年起，我国起头实施《当局采购法》，到2018岁尾正好是15年的时间。有些集中采购机构也因大量的当局采购档案的归档、保管而忧愁，因为，跟着时间的推移，当局采购资料的归档、保管破费了大量的人力、物力。有些当局采购档案也正好达到了法定的失效期，措置也是辛苦费时的事。
而我国的当局采购律例对当局采购档案的治理问题的相关条目划定较少，也不明确。只是在《当局采购法》第24条划定：采购人、采购代理机构对当局采购项目每项采购运动的采购文件该当妥帖留存，不得伪造、变造、隐匿或许销毁。采购文件的留存刻日为从采购竣事之日起至少留存十五年。
所以，今朝我国亟待出台一个高层级的当局采购档案归集、保管及相关责任以及违规惩罚的划定或法子。
依据当局采购工作实践来看，当局采购档案治理的划定或法子应包罗如下内容：
一是，当局采购文件资料所包含的局限和内容
今朝，我国《当局采购法》划定，“采购文件包罗采购运动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标尺度、评估申报、定标文件、合同文本、验收证实、质疑回答、投诉处理决意及其他有关文件、资料”。因为其时《当局采购法》出台时的汗青原因以及认知的局限性，将“采购文件”的所包含的局限和内容没有穷尽和枚举出来。
从实际把持的景遇看，当局采购的文件资料应该包罗：采购项目可行性研究申报（首要指大项目）；采购预算（包罗追加的预算）；采购实施规划；公开招标通知截图（包罗邀请招标的资格预审通知及预审究竟、竞争性商洽、竞争性磋商、询价采购体式采用发布通知邀请和在供给商库中随机抽取截图以及评审专家信面介绍供给商的书面函件）以及调换、更正通知和通知书；招标文件（包罗竞争性商洽文件、竞争性磋商文件、询价通知书、单一起原论证和公示截图及采购方案）以及调换、更正通知和通知书；投标文件（包罗竞争性商洽响应文件、竞争性磋商响应文件、询价响应文件以及供给商对投标文件的增补、点窜或撤回的文件）；评审专家抽取情形记录（包罗半途更调评审专家记录）；评标（审）尺度（包罗评审过程中的投标人的澄清、解说或许补正的书面资料，商洽、磋商中的实质性更改情形）；评审申报；中标通知和中标通知书（包罗成交通知、成交通知书，未中标通知书）；合同文本；行政拯救资料（包罗质疑、投诉、行政复议和行政诉讼资料）；当局采购运动记录（包罗单一起原采购的协商情形记录）；验收证实（包罗办事项目中的办事对象的感触情形）；采购项目绩效评价资料（包罗采购代理机构对评审专家的评价、评审专家对采购人、采购代理机构的评价）；在采购运动中有关违反当局采购律例的景遇的记录等。
二是，明确当局采购档案保管的责任人
采购人是采购项目的责任人，那么采购人也就是当局采购档案保管的责任人，负主体职责。哪怕是采购人托付给采购代理机构托付代理采购，但其对当局采购档案保管的主体责任不因托付而消散或转移。
采购人在当局采购档案保管中负主体责任，但并不料味着其他当局采购当事人没有义务和责任。当采购人托付给采购代理机构托付采购时，在托付时代，受托人（采购代理机构）有归集和保管采购档案的义务和责任。而作为办事机构的民众资料生意中心，也有录制和保管音像资料的义务和责任。
因为当局采购运动有一个时间过程，各阶段责任主体分歧，而当局采购档案又弗成能涣散在各采购阶段的各责任主体中进行保管，这就必需出台律例，明确各自的职责，要求各当事人在划定的刻日内将采购档案资料实时地移交给采购人，防止当局采购档案散落于当局采购当事人手中，或因职责不清、保管不善而遗失，造成损失。
三是，当局采购档案治理与行使应依据《档案法》的划定进行
当局采购档案是当局采购运动所直接形成的各类形式的具有留存价格的原始记录。和其他档案一般，当局采购档案也具有汗青的再现性、常识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价格性等特点。
依据《档案法》的划定，对当局采购档案的治理“该当竖立科学的治理轨制，便于对档案的行使；设置需要的举措，确保档案的平安；采用进步手艺，实现档案治理的现代化”。
对于当局采购档案的行使，也应在《档案法》的框架下，制订完美的行使轨制。因为当局采购档案与其他一些档案比拟有必然特别性，在当局采购运动竣事后的必然时期内是应相对保密的，所以小我或供给商是不克随意查察的，是以，查察当局采购档案必需履行相关手续和按划定的法式打点。
四是，当局采购档案销毁的法式及划定
我国《当局采购法》划定，“采购文件的留存刻日为从采购竣事之日起至少留存十五年”。律例划定的当局采购档案至少是十五年，但十五年并非是最大限日。按照一样的懂得，依据采购对象的分歧，其当局采购档案留存的限日纷歧致。如一样的会议办事采购项目，合同履行完成后，其档案留存十五年即为到期。而大型工程项目的采购档案的保管，其留存期应为从采购竣事之日起到该工程项目的使用寿命到期之日后再加十五年。
从《当局采购法》实施到2018岁尾，我国的当局采购改造正好走过了十五年进程，第一批当局采购档案也到法定的起码留存年限，因为没有相关律例，一些当局采购治理部门和集中采购机构对于越来越多的当局采购档案一筹莫展，不知若何处理。而今朝又没有具体的划定和法子，致使当局采购档案治理成了一大肩负。
五是，对违反了《档案法》有关划定的相关责任人员应依法穷究的责任
我国《档案法》第24条划定，有下列行为之一的，由县级以上人民当局档案行政治理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或许其他直接责任人员依法赐与行政处分；组成犯罪的，依法穷究刑事责任：首要包罗损毁、丢失属于国度所有的档案的；私自供应、抄录、发布、销毁属于国度所有的档案的；涂改、伪造档案的；违反本法第十七条划定，私自出卖或许让渡属于国度所有的档案的；将档案卖给、赠予给外国人或许外国组织的；违反本法第十条、第十一条划定，不按划定归档或许不按期移交档案的；明知所留存的档案面临危险而不接纳办法，造成档案损失的；档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。
对于《档案法》所划定的处理条目，在当局采购的档案治理中完全适用，除此之外，还应增加相关内容，首要有：录制、保管音像资料的责任；移交资料的责任以及监视治理部门的相关职责等。
在当局采购档案治理的划定中应明确响应的惩罚条目，也就是有责任，必需有相对应的违规惩罚的条目。
